NotebookLMを使った議事録の作り方と活用完全ガイド

NotebookLMを使った議事録の作成方法を探している方が、最短ルートで迷わず導入し運用できるよう、基本から実務のコツまでを体系的に解説します。

導入手順、会議後の整理方法、セキュリティ配慮、他ツールとの使い分けまで網羅し、すぐに現場で使える形に落とし込みます。使い始める前に知っておくべき注意点もあわせて確認し、チーム全員が同じ型で議事録を作れる状態を目指します

NotebookLMで作る議事録の基本と特徴

出典：https://unsplash.com/ja

議事録を作るには？

NotebookLMは、会議資料や議題、文字起こしなどの手元データをノートに集約し、その内容に基づいて要約や抽出を行うワークスペースとして活用できます。

実務では、会議終了後に必要な素材をそろえてからノートへ追加し、所定のフォーマットで要点を生成・整形する流れが扱いやすいです。

まずは会議ごとにノートを作成し、アジェンダ、参考資料、議論のメモ、文字起こしなどをソースとして追加します。

続いて、決定事項やタスクの抽出、議論の背景整理、未解決事項の洗い出しを指示すると、短時間で下書きが整います。最後に、社内の書式に合わせて見出しや箇条、担当者名、期限を整備し、最終版として共有します。

実務向けの最小フロー

1. 会議前にアジェンダと関連資料をノートへ集約
2. 会議後に文字起こしやメモを追加
3. 決定事項・アクション・保留の抽出を指示
4. 体裁を整え、共有先とアクセス権を設定

何がすごい？

NotebookLMの強みは、手元のソースに基づく要約や回答にあります。つまり、検索エンジンの一般知識ではなく、ノートに入れた資料や文字起こしを根拠に情報を整理できるため、議事録の正確性や再現性を高めやすい点が評価されています。

また、複数の資料を横断してトピックごとに要点を束ねたり、会議の結論と根拠を並べて提示したりと、成果物の構造化に向いたアウトラインを作りやすいのも特徴です。

音声で概要を聞き返すワークスタイルとも相性がよく、移動時間に復習して次のアクションを素早く固められます。

リアルタイムの活用

リアルタイム記録は会議ツール側の録音・字幕機能を活かし、会議後にNotebookLMで整理する二段構えが現場では運用しやすいです。

まず会議中は議論に集中し、録音やライブ字幕で素材を確保します。終了後に文字起こしやメモをノートへ投入し、要点抽出と整形を行います。

この分離により、会議中の過剰な操作を避けつつ、必要十分な素材がそろった段階で高精度に要約できます。

リアルタイム要約をどうしても参照したい場合は、会議ツールのライブメモを補助的に使い、正式な議事録はNotebookLMで仕上げる方が品質を安定させやすいです。

音声の対応状況

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音声活用では、録音ファイルそのもの、あるいは文字起こしテキストをソースとして追加し、要点抽出や決定事項の整理を行うのが基本です。

録音から直接すべてを作り込むより、文字起こしを一度用意してから要約・整形する方が、検索性と引用の正確さが向上します。

録音時は、話者ごとの識別、明瞭なマイク環境、背景雑音の低減が品質を左右します。文字起こしの段階では、専門用語や固有名詞の辞書を準備すると誤変換を抑えられます。

完成した議事録には、重要発言の出典（資料名や議題名）を併記しておくと、後日の検証が容易になります。

セキュリティの仕組み

議事録には機密情報が含まれるため、アクセス権と保管設計が鍵となります。プロジェクト単位でノートを分け、必要最小限のメンバーへ閲覧権限を付与します。

共有はリンクの無制限公開を避け、組織内限定にとどめます。外部共有が必要な場合は、閲覧のみやダウンロード制限など最小権限を選びます。

さらに、個人情報や機密条項が含まれる場合は、要約前に該当箇所をマスキングし、配布版と保管版を分ける運用が有効です。

保存期間の基準、版管理のルール、退職者や外部委託先の権限剥奪手順も、運用開始時に明文化しておくとトラブルを避けられます。

zoomとの連携

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Zoomで収録した会議の素材は、録音ファイルと文字起こしをエクスポートし、NotebookLMのノートへ取り込みます。

録音のみの場合も、先に文字起こしを作ってから要約にかけると、議論の検証や引用がしやすくなります。連携の実務では、ファイル形式の扱いを決めておくとスムーズです。

H4 Zoomからの持ち込みで便利な形式一覧（例）

NotebookLMの議事録作成について実践と応用

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プロンプトの工夫

プロンプト設計は品質を左右します。まず固定の出力フォーマットを決め、会議の種類に応じてテンプレート化すると安定します。

例えば、背景、論点、決定事項、アクション、未解決の順で段落を作るように指示します。アクションには担当者、期限、依存関係を明示させると、実務に直結する議事録になります。

そのまま使えるプロンプト例

• このノートにある資料と文字起こしを根拠に、背景、議論の要点、決定事項、アクション（担当者・期限付き）、未解決事項の順で議事録を整形してください

• 発言者ごとの要約を作成し、主要な発言に資料名やタイムスタンプの参照を付けてください

• 複数回の会議にまたがる論点を統合し、前回からの進捗、意思決定の変化、残課題を明確にしてください

ChatGPTで議事録は無料で作成できるのか

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無料の利用範囲はプランや時期により変わるため、まずは目的と要件から整理します。

機密性の高い資料を前提にするなら、手元のソースに基づいて要約を生成しやすい環境を選ぶと管理がしやすくなります。リアルタイム要約の要否、組織的な権限制御、監査やログの必要性も判断材料です。

下表は、代表的な観点での整理例です。どれか一つに固定するのではなく、会議の種類ごとに使い分ける考え方が実務では機能します。

観点	NotebookLM	ChatGPT（一般論）
根拠	ノート内のソース中心	会話入力と拡張機能中心
リアルタイム	会議後整理に強い	外部連携次第で可変
組織運用	権限や共有ルールと親和	ワークスペース設計次第
コスト管理	会議単位で最適化しやすい	利用頻度で最適化

Geminiで作成するには？

Geminiは会議の文字起こしを下地に、要点を抽出して整理するのに適しています。大量の発言がある場面でも重要部分を短時間でまとめられるため、議事録の効率化に直結します。

さらに、要約をそのままフォローアップメールやタスク一覧に変換すれば、従来は30分以上かかっていた作業を数分で終えられる場合もあります。

会議の種類ごとに「進捗・課題中心」「企画・アイデア中心」などのプロンプトを準備しておくと、生成内容の精度が安定します。

GeminiはGoogleが開発した最新の大規模言語モデルであり、高度な要約や文章生成に強みがあります（出典：Google Research, Gemini Project https://deepmind.google/technologies/gemini/）。

iphone対応について

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iPhoneではNotebookLMをブラウザから利用でき、ホーム画面に追加するとアプリ感覚で起動できます。会議直後にメモを追記したり、移動中に要約を確認したりと、短時間での活用がしやすくなります。

録音データをクラウドに保存しておけば、外出先からでもGeminiで要約作業を進められます。通信環境に左右されるため、オフライン時のルールや通知の使い方をあらかじめチームで決めておくと安心です。

リモートワークや出張が多い環境でも、iPhoneから柔軟に議事録を運用できます。

NotebookLMを使った議事録作成のまとめと活用ポイント

この記事のポイントをまとめました。

• 会議前にアジェンダと資料をノートへ集約しておく
• 会議後に文字起こしとメモを追加して要約にかける
• 背景要点決定事項アクション未解決で整形する
• アクションは担当者と期限と依存関係を明記する
• 引用元の資料名やタイムスタンプを併記しておく
• 権限は最小限付与に徹し外部共有は個別判断にする
• 機密や個人情報はマスキング版と保管版を分ける
• Zoom素材は録音録画字幕を形式統一し持ち込む
• リアルタイムは会議ツール側補助後で品質統一する
• iPhoneではブラウザ運用とホーム画面追加を活用する
• プロンプトは出力フォーマットを固定し再利用する
• 会議種別ごとにテンプレートを用意し差分管理する
• NotebookLMは根拠重視の後処理整理に適している
• 他ツールは通知連携や配布自動化で補完していく
• 運用ルールと共有範囲を明文化し定期的に見直す