シフト自動作成で業務効率化！おすすめツール比較と導入のポイント

こんにちは。ウィルダー株式会社です。

毎月のシフト作成に何時間も費やしていませんか？スタッフの希望を集めて、勤務条件を確認し、人員配置のバランスを取りながら表を埋めていく作業は、想像以上に時間と労力がかかるものです。

特に従業員が多い職場では、調整だけで丸一日かかることも珍しくありません。そんな悩みを解決するのが「シフト自動作成ツール」です。

この記事では、シフト作成の課題から自動化のメリット、具体的なツールの選び方まで、DXや業務効率化に興味のある方に向けて詳しく解説します。

読み終える頃には、自社に最適なシフト管理の方法が見つかるはずです。

シフト自動作成とは？従来の課題を解決する仕組み

シフト自動作成とは、AIやアルゴリズムを活用して勤務シフト表を自動で生成する仕組みのことです。

従来、シフト作成は管理者が手作業で行うのが一般的でした。

Excelに従業員の名前を入力し、希望休を確認しながら一つひとつのマスを埋めていく作業は、非常に煩雑です。人数の偏りや労働時間の過不足、法令遵守のチェックなど、考慮すべき要素が多岐にわたります。

シフト自動作成ツールを導入すると、これらの作業がシステム上で自動的に処理されます。スタッフの希望シフトをオンラインで収集し、勤務条件や人員配置のルールを設定するだけで、最適なシフト表が数秒から数分で完成します。

人的ミスを防ぎ、作成時間を大幅に短縮できることから、多くの企業で注目されています。

シフト作成の主な課題とは

シフト作成における主な課題は、希望収集の手間、調整作業の複雑さ、ヒューマンエラーの発生の3点です。

まず、従業員からシフト希望を集める段階で時間がかかります。紙やメールでのやり取りでは提出期限を守らないスタッフがいたり、希望が重複したりと、集計だけで一苦労です。

さらに、集めた希望をもとにシフトを組む際には、人員配置のバランスや労働基準法の遵守など、多くの制約条件を考慮しなければなりません。

加えて、手作業では入力ミスや見落としが発生しやすく、完成後に修正が必要になることも少なくありません。特に多店舗展開している企業や24時間体制の職場では、調整の難易度がさらに上がります。

こうした課題を解決するために、自動化が求められているのです。

自動作成ツールが解決できること

自動作成ツールは、希望収集の効率化、最適配置の実現、法令遵守の自動チェックを可能にします。

多くのツールはスマートフォンアプリに対応しており、従業員は自分の都合の良いタイミングでシフト希望を提出できます。管理者側も提出状況をリアルタイムで把握でき、催促の手間が減ります。

また、AIが過去のデータや設定されたルールをもとに、人員配置の最適解を導き出してくれます。

さらに、労働基準法で定められた勤務時間や休憩時間の規定を自動でチェックする機能もあり、コンプライアンス違反のリスクを大幅に低減できます。急な欠勤や変更が発生した場合も、システム上で素早く調整が可能です。

これにより、管理者の負担が軽減され、本来の業務に集中できる環境が整います。

シフト自動作成ツールの選び方｜比較すべき4つのポイント

シフト自動作成ツールを選ぶ際は、機能性、操作性、料金体系、サポート体制の4点を比較することが重要です。

ツールによって得意とする業種や規模が異なるため、自社のニーズに合ったものを選ぶ必要があります。無料で試せる期間を設けているサービスも多いので、実際に使ってみて判断するのもおすすめです。

以下、それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

機能性｜必要な機能が揃っているか

機能性の確認では、勤務条件の設定、希望シフトの収集、自動割り当て、法令チェックの4つが備わっているかをチェックしましょう。

基本的な機能として、勤務パターン（早番・遅番など）の登録、従業員ごとのスキルや資格の管理、希望休の入力などが挙げられます。

さらに、最低人員数の設定や連勤制限、休日の分散といった細かいルール設定ができるかも重要です。業種によっては、24時間シフトや夜勤専用の機能が必要な場合もあります。

また、作成されたシフトを従業員に通知する機能や、変更があった際のアラート機能も便利です。給与計算システムや勤怠管理システムと連携できるツールなら、データの二重入力を防げます。

自社の運用に合った機能が揃っているかを、導入前にしっかり確認しましょう。

操作性｜現場スタッフが使いやすいか

操作性は、管理者だけでなく現場スタッフ全員にとって使いやすいかどうかが判断基準です。

どんなに高機能なツールでも、操作が複雑で誰も使いこなせなければ意味がありません。特に、ITリテラシーが高くない従業員でも直感的に操作できるインターフェースが理想的です。

スマートフォン対応であることも重要で、外出先や自宅からでもシフト確認や希望提出ができると利便性が高まります。

無料トライアル期間を活用して、実際に現場のスタッフに使ってもらい、意見を聞くのが効果的です。

「ボタンの配置がわかりにくい」「画面遷移が多くて面倒」といった声があれば、別のツールを検討する必要があります。使いやすさは定着率に直結するため、慎重に選びましょう。

料金体系｜コストパフォーマンスは適切か

料金体系は、初期費用と月額費用、従業員数による課金方式を確認し、長期的なコストを試算することが大切です。

シフト自動作成ツールの料金体系は、主に「従業員数に応じた従量課金」と「店舗単位の定額制」の2種類があります。

小規模事業者には無料プランや低価格プランを提供しているサービスもあるため、まずは規模に合ったプランを探しましょう。ただし、無料プランでは機能制限があることが多いので、必要な機能が使えるかを事前に確認してください。

また、導入時の初期費用やカスタマイズ費用、オプション機能の追加料金なども含めて総合的に判断する必要があります。年間契約で割引が適用されるケースもあるため、契約形態についても比較検討しましょう。

コストに見合った効果が得られるかどうかを、シミュレーションしながら慎重に見極めることが重要です。

サポート体制｜導入後のフォローは充実しているか

サポート体制では、問い合わせ対応の方法、マニュアルの充実度、導入支援サービスの有無を確認しましょう。

導入初期は操作方法がわからず、つまずくことも多いため、電話やチャットでのサポートがあると安心です。特に、営業時間内にすぐ対応してくれるサポート窓口があるかどうかは重要なポイントです。FAQやマニュアル、動画チュートリアルが充実しているツールなら、自己解決もしやすくなります。

また、導入時の設定代行や操作研修を提供しているサービスもあります。初めてシフト管理システムを導入する企業にとっては、こうした伴走型のサポートが成功のカギとなります。

導入後のバージョンアップや機能追加についても、継続的にサポートしてくれるかを確認しておくと良いでしょう。

おすすめシフト自動作成ツール｜無料から有料まで比較

おすすめのシフト自動作成ツールは、無料で使える「ジョブカン勤怠管理」「Airシフト」、有料で高機能な「SHIFTEE」「勤務シフト作成お助けマン」「Optamo」などがあります。

ここでは、代表的なツールの特徴を紹介します。

それぞれの強みを理解し、自社に合ったツールを選ぶ参考にしてください。

無料で使えるシフト自動作成ツール

無料ツールは、小規模事業者や試験導入に最適で、「ジョブカン勤怠管理」や「Airシフト」が代表例です。

ジョブカン勤怠管理は、無料プランでも基本的なシフト管理機能が使えます。

スマホアプリでの希望提出や、シフト表の自動作成機能も備えており、初めてツールを導入する企業におすすめです。ただし、無料プランでは従業員数や機能に制限があるため、規模が大きくなれば有料プランへの移行が必要になります。

Airシフトは、リクルートが提供するサービスで、直感的な操作性が特徴です。

LINEと連携してシフト通知ができるため、従業員にとっても使いやすいツールといえます。無料で始められるため、まずは試してみて、使い勝手を確認してから本格導入を検討するのも良いでしょう。

有料の高機能シフト自動作成ツール

有料ツールは、複雑なシフト管理や大規模運用に対応しており、「SHIFTEE」「勤務シフト作成お助けマン」「Optamo」などが人気です。

SHIFTEEは、小売業や飲食業を中心に1万店舗以上の導入実績があります。

複雑な勤務条件や法令遵守のチェック機能が充実しており、多店舗展開している企業に向いています。AIによる最適配置機能も優れており、作成時間を大幅に削減できます。

勤務シフト作成お助けマンは、医療・介護業界での導入実績が豊富です。

24時間体制のシフトや夜勤専用の設定にも対応しており、業種特有のニーズに応えられる点が強みです。操作性もシンプルで、現場スタッフからの評判も良好です。

Optamoは、人時生産性の向上を重視したツールで、シフト作成だけでなく労務管理全般をカバーします。

データ分析機能も充実しており、経営判断に活かせる情報を可視化できます。中規模から大規模の企業で、より戦略的な人員配置を目指す場合に適しています。

Excelでシフト自動作成は可能？VBAマクロの活用法

Excelでもシフト自動作成は可能ですが、VBAマクロの知識が必要で、複雑な条件設定には限界があります。

多くの企業では現在もExcelでシフト管理をしていますが、手作業での入力や調整が中心です。しかし、VBA（Visual Basic for Applications）というプログラミング機能を使えば、ある程度の自動化が実現できます。

たとえば、勤務パターンの自動割り当てや、人員数の集計などが可能です。ただし、VBAでの自動化にはいくつかの課題があります。

まず、プログラミングスキルが必要なため、誰でも簡単に作成できるわけではありません。また、複雑なシフトルールや法令チェックを実装するのは難しく、メンテナンスも大変です。システムトラブルが発生した際に対応できる人材がいないと、業務が停止するリスクもあります。

小規模な事業所で簡単なシフト管理をする分にはExcelでも十分ですが、従業員が増えたり条件が複雑になったりした場合は、専用ツールの導入を検討する方が効率的です。

Excelからツールへの移行は、データのインポート機能を持つサービスが多いため、比較的スムーズに行えます。

ExcelでのSUM関数やDATE関数の活用

ExcelでシフトVBA管理をする場合、SUM関数で労働時間の集計、DATE関数で日付管理を行うと効率的です。

SUM関数を使えば、各従業員の週間労働時間や月間労働時間を自動計算できます。たとえば、「=SUM(B2:B8)」という式で、1週間の勤務時間を合計できます。

これにより、法定労働時間を超えていないかを一目で確認できるようになります。

DATE関数やWEEKDAY関数を組み合わせれば、曜日ごとの人員配置をチェックする仕組みも作れます。「土日の出勤回数を均等にする」「連勤日数を制限する」といったルールを関数で表現することも可能です。

ただし、これらはあくまで補助的な機能であり、完全な自動化にはVBAが必要になります。

VBAマクロでできることとできないこと

VBAマクロでできることは勤務パターンの自動割り当てや集計ですが、複雑な最適化やAI判断はできません。

VBAを使えば、「早番・遅番を交互に割り当てる」「希望休を反映する」といった基本的な自動化は実現できます。また、条件付き書式を組み合わせて、エラーがある箇所を色分け表示することも可能です。ボタン一つでシフト表を印刷したり、PDFに出力したりする機能も実装できます。

しかし、VBAには限界もあります。

複数の制約条件を同時に満たす最適解を自動で導き出すのは困難で、AIのような学習機能もありません。また、スマホアプリとの連携や、リアルタイムでの情報共有といった機能は実装できません。メンテナンスの手間も大きく、担当者が退職した場合に引き継ぎが難しいというリスクもあります。

シフト自動作成ツール導入の流れと成功のポイント

シフト自動作成ツール導入の流れは、現状分析、ツール選定、試験運用、本格導入の4ステップで進めるのが基本です。

いきなり全社導入するのではなく、段階的に進めることで失敗のリスクを減らせます。特に、現場スタッフの理解と協力を得ることが成功のカギとなります。

以下、各ステップについて詳しく解説します。

ステップ1｜現状のシフト管理の課題を洗い出す

導入前にまず行うべきは、現状のシフト管理における具体的な課題を明確にすることです。

「毎月何時間をシフト作成に費やしているか」「どの作業に最も時間がかかっているか」を定量的に把握しましょう。

また、従業員からの不満やトラブルの内容も整理します。「希望が通らない」「急なシフト変更が多い」といった声があれば、それも課題として記録します。

さらに、法令遵守の面でリスクがないかもチェックが必要です。労働時間の上限を超えていたり、休憩時間が適切に取れていなかったりする場合は、優先的に改善すべきポイントになります。

これらの課題を可視化することで、ツール選定の際に「何を重視すべきか」が明確になります。

ステップ2｜自社に合ったツールを選定する

課題が明確になったら、それを解決できる機能を持ったツールを複数比較検討しましょう。

前述の選び方のポイント（機能性、操作性、料金、サポート）を基準に、候補を3〜5つ程度にリストアップします。

各ツールの公式サイトやパンフレットを確認するだけでなく、実際に資料請求やデモ依頼を行うことをおすすめします。可能であれば、無料トライアルを利用して実際の操作感を確かめましょう。

また、同業他社の導入事例を参考にするのも有効です。自社と似た規模や業種での成功事例があれば、導入後のイメージがしやすくなります。

最終的には、経営層と現場責任者、実際に使う従業員の意見を総合して決定するのが理想的です。

ステップ3｜小規模での試験運用を実施する

本格導入の前に、一部の部署や店舗で試験運用を行い、問題点を洗い出すことが重要です。

試験運用では、実際の業務フローに沿ってツールを使ってみます。希望シフトの収集から自動作成、修正、確定、通知までの一連の流れをテストしましょう。

この段階で、「操作がわかりにくい」「必要な機能が足りない」といった問題が見つかれば、設定変更やベンダーへの相談で解決を図ります。

試験運用期間は最低でも1〜2ヶ月は確保し、月次のシフト作成を2回以上経験することをおすすめします。従業員からのフィードバックも積極的に集め、改善点をリストアップしていきましょう。

問題なく運用できることが確認できてから、全社展開に進みます。

ステップ4｜全社展開と定着化を図る

試験運用で問題がなければ、全社展開を進めつつ、定着化のための研修とサポートを徹底しましょう。

全社展開の際は、マニュアルを整備し、操作研修を実施します。特に、ITに不慣れな従業員向けには、個別のサポート体制を用意すると安心です。

また、初期段階では従来の方法と並行運用し、徐々に移行していく方法も有効です。定着化のためには、継続的な改善活動も欠かせません。定期的に利用状況をモニタリングし、使われていない機能があれば原因を分析します。

従業員の声を拾い上げ、設定の見直しや追加研修を実施することで、ツールの活用度を高めていきましょう。

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シフト自動作成で実現できる業務効率化の効果

シフト自動作成により、作成時間の大幅削減、人的ミスの防止、従業員満足度の向上という3つの効果が期待できます。

多くの導入企業では、シフト作成にかかる時間が従来の半分以下になったという報告があります。管理者が本来の業務に集中できるようになり、生産性向上にもつながります。

以下、具体的な効果について見ていきましょう。

作成時間の削減｜月10時間以上の短縮も可能

シフト自動作成により、従来は数時間から丸一日かかっていた作業が、数分から数十分で完了するようになります。

手作業でシフトを組む場合、希望の集計だけで1〜2時間、実際の割り当て作業に3〜5時間、修正や調整にさらに2〜3時間かかることも珍しくありません。

これが自動化されれば、初期設定さえ済ませておけば、ボタン一つで仮のシフト表が完成します。あとは細かい調整だけで済むため、作業時間は大幅に短縮されます。

実際の導入事例では、月に10〜20時間の削減効果があったという報告も多く見られます。この時間を他の業務に充てられれば、組織全体の生産性向上につながります。

管理者の精神的な負担も軽減され、働きやすい職場環境の実現にも寄与します。

ヒューマンエラーの防止｜法令遵守も自動チェック

自動作成ツールは、入力ミスや見落としを防ぎ、労働基準法などの法令遵守も自動でチェックしてくれます。

手作業では、「同じ人に連続して夜勤を割り当ててしまった」「法定休日が確保できていなかった」といったミスが起こりがちです。これらは労務トラブルやコンプライアンス違反につながるリスクがあります。

ツールを使えば、設定されたルールに違反するシフトは自動で検出され、警告が表示されます。

また、労働時間の上限や休憩時間の規定なども自動で確認されるため、知らないうちに違法状態になっていたという事態を防げます。

特に、改正労働基準法への対応が求められる現在では、こうした機能の重要性が増しています。安心して運用できる環境が整うことも、大きなメリットといえるでしょう。

従業員満足度の向上｜公平性と透明性の確保

自動作成ツールにより、シフトの公平性と透明性が高まり、従業員の満足度向上につながります。

従来の手作業では、「希望が通りやすい人と通りにくい人がいる」「シフトの決め方が不透明」といった不満が生まれやすい状況でした。ツールを使えば、設定されたルールに基づいて平等に割り当てが行われるため、不公平感が減少します。

また、なぜそのシフトになったのかという理由も可視化されるため、納得感が生まれます。

さらに、スマホアプリでいつでもシフトを確認できる環境が整えば、従業員の利便性も向上します。急な予定変更があった場合も、システム上で代わりを探したり、希望を出し直したりできる機能があると、柔軟な働き方が実現できます。

働きやすい環境が整うことで、離職率の低下や定着率の向上にもつながるでしょう。

まとめ｜シフト自動作成で業務効率化を実現しよう

シフト自動作成ツールは、作成時間の削減、ヒューマンエラーの防止、従業員満足度の向上という多くのメリットをもたらします。

毎月何時間もかけていたシフト作成が、わずか数分で完了するようになれば、管理者の負担は大幅に軽減されます。その時間を本来の業務や戦略立案に充てることで、組織全体の生産性向上が期待できます。

また、法令遵守の自動チェック機能により、コンプライアンスリスクも低減できます。

ツール選びの際は、自社の規模や業種、課題に合ったものを選ぶことが重要です。無料プランから始めて、効果を実感してから有料プランに移行するのも賢い選択肢です。試験運用を経て全社展開を進めることで、スムーズな導入が可能になります。

今こそ、アナログなシフト管理から脱却し、デジタル化による業務効率化を実現する絶好のタイミングです。まずは、自社の課題を整理し、無料トライアルを活用して、実際にツールを試してみることから始めてみてはいかがでしょうか。

シフト自動作成の導入により、管理者も従業員も働きやすい職場環境を実現しましょう。

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