DXによる業務効率化で成果を出すための具体例と実践ステップ

DXで業務効率化を進めたいものの、どこから着手すべきか、DXによる業務効率化の具体例は何か、そもそも業務効率化とDX化の違いは何ですかという疑問を抱く方は少なくありません。

検索の多い関心事として、DXの業務効率化事例や事務の事例を知りたい、業務効率化ツールの選び方が分からない、DXによる業務効率化ではない取り組みを避けたいといった要望があります。

あわせて、DXとは何か、DX化とは何かという基礎も押さえておくと、施策のぶれが減ります。

この記事では、上記の疑問を順に解きほぐし、実務で使える考え方と手順を具体的に示します。初学者でも流れを追えるよう、定義、具体例、比較、ツール、事例、進め方の順で解説します。

DXと業務効率化の基本

出展：https://unsplash.com/ja

業務効率化DXとは

業務効率化DXとは、単なるIT導入ではなく、データとデジタル技術を軸に業務プロセスを再設計し、時間やコストだけでなく品質や顧客体験まで高める取り組みを指します。

人が担っていた反復作業を自動化し、意思決定はリアルタイムのデータにもとづいて行えるようにします。結果として、属人化を減らし、業務のばらつきを抑え、事業の伸びに耐えられるスケーラブルな運用へと近づきます。

DXの射程と着眼点

狭義にはRPAやワークフロー自動化のような業務最適化が該当します。広義には、プロセスの見直しに加えて、組織・権限・評価指標の再設計まで含めます。現場の課題から着手しつつ、データがつながる設計にすることが、継続的な生産性向上の土台になります。

具体例は？

出典：https://unsplash.com/ja

具体例は部門横断で見いだせます。バックオフィスでは、請求書のAI OCR取り込みとワークフロー連携で承認リードタイムを短縮できます。

営業では、SFAと電子契約の連携により、見積から締結までのタクトタイムを圧縮できます。

サプライチェーンでは、在庫・需要データをBIで可視化し、発注点を可変化して欠品と過剰の双方を抑えます。

現場ITでは、ノーコードで小さなアプリを素早く作り、紙やExcelのやり取りを置き換えられます。

下表は代表的な具体例を領域別に整理したものです。

業務効率化との違い

業務効率化は既存プロセスのムダを減らし、工数やコストを引き下げる活動が中心です。DX化は効率化を含みつつ、データとデジタルをテコに業務や提供価値の構造自体を変える試みです。目的、範囲、時間軸、評価指標、関与者の広がりが異なります。

業務改善との違い

出典：https://unsplash.com/ja

業務改善は現場の観察と仮説検証でプロセスを少しずつ良くしていく継続活動です。一方、DXは改善の方法論を内包しながら、データ基盤や組織設計の刷新を伴い、事業の仕組みを変えます。両者は競合ではなく補完関係にあります。現場で小さく改善し、その成果や学びをデータとして蓄積し、全社的なプラットフォームに昇華させることで、改善が変革のエンジンになります。

両者をつなぐ実務ポイント

現場主導の改善テーマを、共通KPIと用語で記述し、ダッシュボードに集約します。個別最適の自動化は、後からiPaaSやAPIで接続できる設計にしておきます。これにより、散在する改善を全社の資産に変えやすくなります。

おおすすめツール

DXの業務効率化ツールは目的から逆算して選びます。定型作業の削減にはRPA、データ移送や連携にはiPaaS、申請・承認にはワークフロー、紙帳票の電子化にはAI OCR、モニタリングにはBI、契約の迅速化には電子契約、業務アプリの内製にはローコードやノーコードが候補になります。加えて、ID管理やログ監査、バックアップなどの運用設計も同時に検討します。

ツール選定は、対象プロセスの可視化、必要データの定義、非機能要件（セキュリティ、可用性、拡張性）を押さえた上で行うと、後戻りが減ります。

事例から学ぶDXと業務効率化の実践法

出典：https://unsplash.com/ja

事例紹介

製造では、設備点検をモバイル入力に置き換え、異常兆候の報告から対応までのリードタイムを短縮します。販売では、受注から出荷までの計上を自動連携し、二重入力をなくします。

コールセンターでは、FAQとチャットボットを統合し、自己解決率を引き上げます。

人事・総務では、入退社の手続きを電子化し、進捗の見える化で抜け漏れを防ぎます。

これらは共通して、入力の一度化、リアルタイム連携、可視化されたKPIという設計原則に立っています。業務の分断点にデジタルを挿入することで、担当者の負荷だけでなく、全体の処理時間が縮み、品質のばらつきが抑えられます。

事務の事例

出典：https://unsplash.com/ja

事務領域の改善は投資対効果が出やすい分野です。経費精算はレシート読取から仕訳までを自動化し、証憑の保管も電子化します。

請求処理は、受領から支払承認、消込までの一連をワークフローで統合します。

契約関連は、テンプレート化と電子締結により、法務レビューの負荷を平準化できます。

さらに、問い合わせ対応はナレッジ蓄積と検索性の向上で対応時間を短くできます。

いずれも、業務ルールの明文化、マスタ整備、権限と責任の整理を合わせて実施すると、ツールの効果が安定して継続します。

スケールさせるための要点

まずは対象部署を限定して標準化の型を作り、横展開では設定やフォームをテンプレートとして再利用します。並行して教育コンテンツを整え、異動や入社に伴うスキルギャップを縮めます。

業務改善の進め方

DXによる業務改善推進は段階的に行います。最初にAs-Isの可視化で作業の粒度と頻度、例外の流れまで捉えます。

次にTo-Be設計で自動化候補と役割分担、入力の一度化を決めます。KPIは処理時間やエラー率といった運用指標に加え、顧客や社員の体験も数値化します。

実装は小規模な検証から始め、効果が出たらスコープを広げます。

運用後はログとフィードバックで改善サイクルを回し、ルールや権限を定期的に見直します。こうした一連のしくみ化が、個々の自動化を組織の競争力へつなげます。

そもそもDXとは？

出典：https://unsplash.com/ja

DXとは、データとデジタル技術を活用して、業務や組織、ビジネスモデルを継続的に進化させる考え方です。

既存のやり方を前提にするのではなく、顧客価値の再定義から逆算し、プロセスや提供手段を作り直します。

単発のシステム導入ではゴールにならず、データを起点にした意思決定と学習の仕組みを整えることが要になります。

DX化とはという表現は、現場ではデジタル化の取り組み全般を指して使われることがあります。理解を揃えるために、段階を区別しておくと議論が進みます。

第一に紙やアナログ情報をデータに変換するデジタイゼーション、第二にデータを使って業務を効率化するデジタライゼーション、第三に事業や提供価値を変えるデジタルトランスフォーメーションです。

自社の取り組みがどの段階にあるかを明確にし、次の段階に進む条件を設定すると、施策が途切れにくくなります。

効率化ではないケース

ツール導入が目的化し、業務の見直しやKPI設定が伴っていないケースは、DXによる業務効率化ではありません。

紙の帳票をPDFに変えただけで入力の二度手間が残っている状況や、連携がないためにデータが部門ごとに孤立している状態も該当します。

現場の合意形成が不十分で運用ルールが守られない、権限と監査の設計が曖昧、教育が追いつかず属人化が再発している場合も、持続的な効果は出にくいと言えます。

目的、指標、プロセス、データ、ガバナンスの五点を常に点検することが回避策になります。

業務効率化するならウィルダー株式会社

DXや業務効率化でお困りのことがあれば、ウィルダー株式会社がサポートいたします。

現状分析から導入支援まで、伴走型で課題解決をお手伝いします。

ウィルダー株式会社：相談はこちら

DXと業務効率化の活用ポイントまとめ

この記事のポイントをまとめました。

• 目的はコスト削減に加え価値創出まで射程に入れる
• 分断点を可視化し入力を一度化する設計を徹底する
• 小さく試し有効性を確認してから横展開へ進める
• KPIは処理時間と体験指標を併せて管理する
• データをつなぐ基盤と共通の用語定義を整備する
• RPAやiPaaSなどツールは目的から逆算で選ぶ
• ワークフローと権限分掌で統制と速度を両立させる
• 現場の学びをテンプレート化して再利用を促進する
• 例外処理の設計と保守体制を初期から用意する
• 教育とガイドで属人化の再発リスクを低減する
• 改善の成果をダッシュボードで共有し標準化する
• データ品質を監視しマスタ整備を継続的に行う
• ガバナンスと監査証跡を運用フローに組み込む
• DX化の段階を明確にし次の到達点を定義する
• 効果を資源に再投資して変革の循環を強める